In zorgland is het momenteel weer begrotingstijd. Een belangrijke periode, waarin voor 2021 de financiële lijnen worden uitgezet. Wat soms wordt vergeten is dat met het bepalen van deze financiële lijnen vaak ook de inhoudelijke zorg voor 2021 vorm wordt gegeven. Dit komt voort uit een veelgebruikte rekenwijze. Inkomsten vanuit cliënten (indicaties, beschikkingen etc.) worden afgezet tegen kosten van medewerkers en materiële kosten. Dat maakt hoeveel uren er beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de zorg. Vanuit een financieel perspectief is dit juist, de vraag is echter of en op welke wijze zich dat verhoud met kwaliteit van zorg.
Het kan ook anders. Misschien is juist nu het moment aangebroken om als zorgorganisatie te kiezen de zorgvraag van de cliënt centraal te stellen bij het opmaken van de begroting. Dat betekent concreet: bepaal eerst wat de noodzakelijke ondersteuning aan de cliënt moet zijn. Zet dat om in ondersteuningsactiviteiten en vertaal dat slim naar een bezettingspatroon. Vanuit het bezettingspatroon, aangevuld met andere noodzakelijke activiteiten voor de cliënt en/of ter ondersteuning aan de medewerkers, kan zowel een vaste als flexibele formatie worden vastgesteld. Deze wordt financieel vertaald en aangevuld met met de materiële kosten. En dan volgt de vraag: is dit exploitabel?
Mocht dat in eerste instantie niet zo zijn, dan hebben wij alle elementen bij elkaar om dat alsnog te realiseren, wat in veel gevallen ook lukt. Daarbij zorgen wij altijd dat de noodzakelijke ondersteuning aan de cliënt gewaarborgd blijft. En dat kunnen wij gaan aangeven voor het nieuwe begrotingsjaar, maar ook voor de jaren daarna.
Dit is de kracht van strategisch capaciteitsmanagement.
Het proces is in een paar zinnen beschreven, maar zal in de praktijk wel het nodige vragen van een zorgorganisatie. Gelukkig hoeft alles niet direct in één keer te worden gerealiseerd. Rome is immers ook niet in één dag gebouwd. Juist door het proces strategisch capaciteitsmanagement in verschillende fasen te verdelen, is het voor iedere zorgorganisatie behapbaar en daarmee uitvoerbaar. De eerste fasen kunnen al voor aanvang van 2021 gerealiseerd zijn. De andere fasen kunnen medio 2021 in gang worden gezet.
Iedere zorgorganisatie is anders. Daarom kijken wij goed wat er in de zorgorganisatie al staat en op welke wijze wij daarmee de verbinding kunnen maken. Een proces als deze kan worden vergeleken met een route naar (bijvoorbeeld) Rome. Het ene moment kan het via de snelweg, het andere moment gaat het langs een B weg en soms nemen wij een omweg via een zandpad. Meer concreet: het betekent dat er altijd sprake zal zijn van maatwerk. Dat is nodig om het proces rondom strategisch capaciteitsmanagement in de praktijk te organiseren en te borgen. Het is nodig om het een proces van de organisatie zelf te laten zijn. Het bepaalt tevens de snelheid waarmee de verschillende fasen kunnen worden doorlopen.
Het realiseren van strategisch capaciteitsmanagement brengt kosten met zich mee. Onze ervaring is echter dat deze investering zich vaak al bij de eerste fase terug heeft verdiend, waarna alle volgende fasen enkel geld gaat opleveren. Dus een investering in begrotingsjaar 2020 betekent direct winst in het begrotingsjaar 2021. Dat klinkt toch als muziek in de oren van iedere zorgcontroller…
Is dat dan de enige winst? Nee. Ook de zorgmanager is blij: deze functionaris weet waar en hoe gestuurd moet worden. De zorgmedewerkers zijn blij: zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangenomen. Dat is het bieden van goede zorg vanuit de wetenschap dat daar ook voldoende tijd voor is. De grootste winnaar is echter de cliënt. Die krijgt datgene wat echt nodig is: kwaliteit van zorg.
Uiteraard zijn wij graag bereid dit in uw zorgorganisatie vorm en inhoud te geven.
