Problemen
Zorgorganisaties lopen momenteel tegen diverse problemen aan, voortkomend vanuit verschillende omstandigheden. Denk aan uitval van medewerkers, vaak nog steeds gerelateerd aan Corona. Denk aan de moeite van vullen van vacatures, ten gevolge van een krappe arbeidsmarkt. Denk aan de openstaande diensten, als gevolg van voorgaande problemen in combinatie met een onjuiste opbouw van de formatie tussen vast en flex. En dit zijn nog maar 3 geschetste problemen: er zijn er nog vele meer…
Genoemde problemen maken dat er sprake van druk op medewerkers en druk op kwaliteit van zorg.  Valt daar wat aan te doen of moeten wij accepteren dat dit de situatie is?

Kracht van binnen
Laten wij beginnen met aangeven dat wij niet van het ene op het andere moment de benoemde problemen per direct gaan oplossen. De kip met gouden eieren hebben wij nog niet gevonden.
Anderzijds: juist binnen de eigen organisatie valt in veel gevallen genoeg te doen. De kracht van binnen in iedere organisatie kan zeker bijdragen aan het oplossen van (een deel van) de geschetste problemen.
Wij geven 3 voorbeelden.

Domino uitval
Niets is zo vervelend als uitval van een medewerker in een rooster. In erg veel situaties heeft dat direct consequenties voor andere medewerkers in dat rooster: zij worden gevraagd het gat te vullen. De vraag is of dat slim is. Op het moment dat de oplossing gezocht wordt bij de andere medewerkers van het rooster, neemt de druk bij hen toe en is de kans op uitval van hen direct significant groter geworden. Je ziet dan het effect van vallende dominosteentjes: er vallen steeds meer medewerkers uit.
Juist in situaties waar er een tekort is aan medewerkers in een rooster, is het cruciaal om de medewerkers die er nog wel zijn, gezond en actief te houden. Dat betekent dat zij juist dan een stabiel rooster nodig hebben, om de geschetste situatie goed door te komen. Bescherm de medewerkers dus tegen teveel werken, houd hen aan hun reguliere rooster. En nog beter: zet juist in deze situatie de aanwezige medewerkers z.s.m. in een Basisrooster. Zorg dat de aanwezige medewerkers in rijtjes “langs elkaar” werken en niet per definitie samen. Anders gezegd: spreid de aanwezige kwaliteit. Los de openstaande diensten op vanuit een flexlaag.

Flexlaag
“Die flexlaag is er niet! Dat lukt niet vanwege krapte op de arbeidsmarkt! Vaste medewerkers zijn al niet te krijgen, laat staan medewerkers voor in een flexlaag.”
Feit: er is krapte op de arbeidsmarkt. Ander feit: nog steeds lukt het diverse uitzendorganisaties invulling te geven aan de vraag die organisaties stellen. Laatste feit: veel mensen die vanuit een uitzendorganisatie worden ingezet willen graag in loondienst bij de organisatie waar zij aan het werk zijn. Uit deze feiten vallen aanknopingspunten voor iedere organisatie te halen.

Eerste aanknopingspunt is dat het toch mogelijk is om medewerkers te vinden die vanuit flexibiliteit diensten willen komen werken. Vraag is dan: wat maakt dat het een uitzendorganisatie wel lukt deze medewerkers te vinden en de eigen organisatie niet? Het vraagt dus aandacht van de afdeling HR: hoe is werving en selectie opgezet, hoe zichtbaar is de eigen organisatie, welke arbeidsvoorwaarden worden geboden, wat maakt de eigen organisatie anders en leuker dan andere organisaties? Kortom: wat is de kracht van de eigen organisatie en wat valt er te leren van de uitzendorganisaties?
Een ander aanknopingspunt ligt in de feitelijke vacatures. Mogelijke nieuwe medewerkers moeten veelal hun leven inrichten vanuit het salaris dat wordt verdiend. Dat betekent dat het aantal uren niet te laag kan zijn. Is dat wel het geval, dan gaan deze mogelijke nieuwe medewerkers bij een andere organisatie kijken. Als blijkt dat er voor 20 uren per week ruimte is voor een vaste medewerker in een team, zal dit veelal niet voldoende zijn voor het voorzien in het eigen levensonderhoud. Een groter contract bieden is inefficiënt in het rooster. Maak dan de combinatie met flexibiliteit. Biedt 20 uren vast in het team en bijvoorbeeld 8 uren daarnaast in flexibiliteit.  Het mes snijdt aan meerdere kanten: een vaste medewerker met passende uren, een bekende flexmedewerker voor cliënt en collega en een blije medewerker met een groter contract.
Een laatste aanknopingspunt ligt in het verlengde van het vorige punt. Vraag de aanwezige vaste medewerker om naast het deel vast wat al gewerkt wordt, ook een deel flexibel te werken.  Kijk daarbij wel goed wat de medewerker überhaupt flexibel zou kunnen zijn: de medewerker staat immers al standaard in het rooster.

Er liggen kansen voor de organisatie van de flexlaag. Van belang is bewustwording van de kracht van de eigen organisatie en een goede positionering van de flexlaag. Dit zijn de medewerkers die fungeren als het cement van de organisatie: zij houden de organisatie bij elkaar! Wees daarom trots op de flexlaag en geef hen de waardering die hen toe komt. Spreek dat ook uit in de werving van flexmedewerkers. En laat hen een (hecht) team vormen, waarbinnen ook vaste contracten heel normaal zijn.
En lukt het eerst nog niet vanuit de eigen organisatie de flexlaag te vullen, werk dan samen met een uitzendpartner. Ervarend leren ligt dan voor het grijpen.

Anders kijken
Met enige regelmaat is het lastig om een bepaalde kwaliteit medewerker te vinden. Dat kan een moment zijn om eens na te denken over de wijze waarop de zorg is georganiseerd.
Worden de juiste activiteiten uitgevoerd op de juiste momenten en door de juiste kwaliteit medewerker? Zijn de activiteiten wel noodzakelijk, dan wel noodzakelijk op die specifieke tijd? Kunnen specifieke (bijvoorbeeld medische) activiteiten niet anders worden georganiseerd, bijvoorbeeld over meerdere teams.
Door anders te kijken naar de cliënt en de wijze van organiseren van hun ondersteuning, kan de ware kracht van de organisatie boven komen. Want mogelijk zijn er dan opeens al medewerkers aanwezig die bij een andere vorm van organiseren de activiteiten wel kunnen uitvoeren. En ontstaat er ruimte (bijna niet te geloven, maar dit kan echt…) om kwaliteit van zorg en welzijn van de cliënt te vergroten.
Je moet het durven en wellicht is hulp nodig om te starten met anders kijken. Maar er ontstaan echt opeens mogelijkheden die men niet voor mogelijk had gehouden.

De vraag
Durft u het aan om de kracht van binnen in uw organisatie te gaan ontdekken? Ga er mee aan de slag. En laat gerust weten als wij een handje kunnen helpen. Dat doen wij graag.