Ik ben uitgenodigd om een team capaciteitsmanagement uit te leggen en vervolgens te laten toepassen. De eerste stap in het proces van capaciteitsmanagement is het bepalen van de vraag van de cliënt.
Het team waar ik te gast ben reageert daarop met de vraag of zij een casus mogen voorleggen, waarop dan capaciteitsmanagement kan worden toegepast. Prima vraag waar ik graag in mee ga: voorbeelden uit eigen praktijk van het team werken met afstand het beste om het proces duidelijk te maken. Dit is de casus.

Kees is een jongeman achterin de 20. Hij heeft naast een verstandelijke beperking ook een stoornis in het autisme spectrum (ASS). Kees heeft behoefte aan een duidelijke structuur. Om dat maximaal te kunnen bieden krijgt Kees 1 op 1 begeleiding. Er is constant een begeleider bij Kees.
Kees heeft veel energie en daarom biedt de begeleiding hem regelmatig wandelingen aan. Het idee daarachter is dat hij dan energie kwijt kan. Dat doet Kees dan ook regelmatig ten tijde van de wandelingen: opeens rent hij schreeuwend naar een begeleider en begint die dan te slaan, schoppen en bijten. Resultaat van deze actie is dat een begeleider beschadigd (zowel fysiek als mentaal) terugkeert met Kees bij de woning. Ook in huis vervalt Kees regelmatig in niet gewenst en onbegrepen gedrag.
Begeleiders hebben het moeilijk met Kees en daarom worden er extra diensten op Kees ingezet. Dat betekent concreet dat in de woning steeds 2 begeleiders aanwezig zijn en wanneer Kees naar buiten gaat, dit wordt uitgebreid naar 3. De situatie buiten is echter zo spannend geworden, dat de vraag om een 4e begeleider inmiddels al meermalen is gesteld. Daarover wordt binnenkort een besluit genomen.

Het is mij direct duidelijk: ik ga mij vandaag richten op “Wie is Kees”. De rest van capaciteitsmanagement komt later wel.

Naast de casus wordt mij ook een zorgplan aangereikt. In dat zorgplan staat veel informatie van het verleden van Kees, vooral gericht op de diverse ontsporingen en de daaruit voortgekomen consequenties voor begeleiders. Het gaat dus vooral over het gedrag dat Kees laat zien door de jaren heen en hoe daarop is gereageerd door begeleiders. Niet de meest vrolijke kost om te lezen. Wel tekst dat beelden en veronderstellingen doen oproepen. Ook een zorgplan in een stijl die ik in de praktijk wel vaker tegenkom.

Als eerste stap geef ik ik de begeleiders mijn eerste indruk terug van Kees, op basis van de casus en het zorgplan. Een samenvatting, die de begeleiders herkennen en waarvan zij aangeven dat ik het goed heb begrepen.
Vervolgens geef ik aan dat er meer moet zijn. Begeleiders vallen even stil: meer? Hoezo? Ik leg uit dat ik heel veel lees en heb gehoord over het gedrag van Kees, maar eigenlijk nog niets wie Kees nu is als persoon en wat dan zijn hulpvragen zouden zijn. Stijgende verbazing dat snel groeit naar lichte irritatie bij de teamleden. Ik had zojuist het zo goed samengevat en nu opeens begrijp je het niet meer? Ik herhaal mijn opmerking en maak daar 2 vragen van: “Wie is Kees” en “Wat zijn de hulpvragen van Kees”. Vervolgens geef ik wat meer uitleg bij “Wie is Kees”: wat is het karakter van Kees, waar is Kees goed in, wat vind Kees leuk, waar wordt Kees blij van, wat zijn de mogelijkheden van Kees, waar heeft Kees moeite mee.

Langzaam beginnen de begeleiders te begrijpen waar ik op doel. Als wij niet eens weten wie Kees is als persoon, hoe weten wij dan wat Kees überhaupt nodig heeft aan begeleiding? En komt ook de vraag bij hen omhoog: op basis waarvan hebben wij dan tot nu toe gehandeld? Wederom ontstaat er emotie, nu vanuit een vorm van schaamte. Ik geef daartoe alle ruimte en  probeer vervolgens de schaamte zo goed een plek te geven, door o.a. aan te geven dat een ieder naar eer en geweten heeft gehandeld. En er moet maar net iemand langskomen die gaat doorvragen…

Bijgekomen van de eerste emoties gaat het team aan de slag met het invullen van de vraag “Wie is Kees”.
Kees blijkt een opgewekte man te zijn, een energieke persoon die graag bezig wil zijn. Hij kan zichzelf en ook zijn omgeving goed verzorgen, als hij daartoe maar de instructies krijgt. Lichamelijke verzorging, zijn brood klaar maken maar ook stofzuigen of hout hakken voor de kachel: met de juiste instructies kan Kees dit allemaal. Kees wordt blij als hij een compliment en waardering krijgt. “Dat heb je goed gedaan Kees” ontlokt bij Kees een grote glimlach en het lijkt alsof hij nog net iets groter wordt dan dat hij feitelijk al is.
Kees heeft moeite met het invullen van de dag. Ook overzicht bewaren is erg lastig voor hem. En teveel aandacht is aan Kees niet besteed: dat maakt hem nerveus en onzeker.

Bij het maken van dit beeld vallen er een heleboel kwartjes bij het team. Opeens is de vraag om nog meer begeleiding van Kees helemaal van tafel. Het zal Kees enkel meer onzeker maken en uit pure onmacht hem meer doen ontsporen.
Het team schakelt nu zelf ook door naar de echte hulpvragen van Kees. Daarbij geef ik enkel aan dat het bieden van begeleiding een beperking of moeite van Kees zou moeten compenseren. Bij het definiëren van de hulpvragen help ik vooral om het zo concreet mogelijk te maken en het team te laten kijken naar de kern van een beperking. Als je die compenseert, zal dat in vele praktijksituaties van toepassing zijn. Het lukt dit team wonderwel om 4 hulpvragen te definiëren.

Dat is een belangrijke stap, maar wat ga je als begeleiding nu concreet doen met Kees? Vanuit de hulpvragen komt het team tot de conclusie dat Kees iedere activiteit in korte instructies krijgt uitgelegd en dat begeleiding Kees dan even zijn gang moet laten gaan. Dus niet continu in beeld van Kees staan, maar wel steeds beschikbaar zijn als het even niet meer lukt bij Kees. Op deze wijze ontstaat er een beeld van uit te voeren begeleiding gedurende de hele dag. Daarbij worden activiteiten gekozen die energie van Kees vragen. Ook worden “gaten in de dag” (lees: verveling, waardoor Kees zelf moet bedenken wat íe moet gaan doen, hetgeen een beperking van Kees extra triggerd) voorkomen.

Het team ziet het helemaal zitten met Kees. Het meest spannende is vervolgens het echt gaan uitvoeren. Maar ook dat gaat snel en erg goed. De eerste week besluit het team direct aan de slag te gaan met het programma maar nog wel de oude bezetting in te roosteren als “veiligheid”. Maar na deze week zijn zowel het team als Kees zoveel meer met elkaar vertrouwd dat er wordt afgeschaald.
Als ik twee maanden later weer kom in het team geloof ik mijn ogen niet. Het zorgplan is aangepast en lijkt in niets meer op de vorige versie. De hulpvragen en de ondersteuningsactiviteiten zijn kristal helder en voor 1 uitleg vatbaar. Er is standaard 1 dienst voor Kees beschikbaar. En die gaat ook met Kees regelmatig naar buiten. Er wordt zelfs gewandeld, alleen met Kees. Ik geef het team een enorme pluim voor dit geweldige resultaat. En zo mooi om Kees als een blije man actief bezig te zien…
Kees vindt soms de omgeving nog steeds spannend en laat dat dan merken. Hij gaat dan nog steeds schreeuwen, maar daar blijft het bij. Er is tussen Kees en het team zoveel positieve ervaring met elkaar opgebouwd, dat zij het in spannende tijden ook samen redden.

Een voorbeeld van het effect van “Wie is de cliënt?” Misschien toch een idee om ook eens deze training te gaan doen?